Messeauftritt

Zehn richtige Schritte zum Messeerfolg:

Schritt 1: Messeauswahl

Als erster Schritt auf dem Weg zu Ihrer erfolgreichen Messe steht die richtige Auswahl einer Veranstaltung. Dabei sollten Sie folgende Kriterien beachten:

Region, in der die Messe stattfindet,
Übereinstimmung der Besucher mit Ihrer Zielgruppe und
Umfeld der Messe wie Mitbewerber oder ergänzende Anbieter
beachten.

Eine Übersicht über die wichtigsten Messen überregional und regional finden Sie über die Suchmaschinen des Internets.

Beachten Sie die Fördermöglichkeiten des Staates.

Schritt 2: Anmeldung

Jeder Aussteller möchte einen guten Standort in den Messehallen erhalten. Dabei spielen sowohl die Lage in der Halle als auch die Nachbarn und anderen Aussteller im gleichen Bereich eine Rolle.

Schritt 3: Messeauftritt festlegen

Im nächsten Schritt legen Sie fest, was Sie wie auf der Messe zeigen möchten. Haben Sie Ihre Zielgruppe bisher traditionell angesprochen, sollte auch der Messestand dies ausdrücken. Bilden junge Menschen Ihre Zielgruppe, sollten Ihre Aktivitäten auf der Messe innovativ, modern und auffällig sein.

Legen Sie Aussehen und Aufbau des Messestands fest. Hierzu gehört auch die Entscheidung, ob Sie den Stand kaufen oder mieten möchten.
Bestimmen Sie die Produkte, die Sie ausstellen, bzw. die Leistungen, die Sie beschreiben möchten.
Können und sollen Neuheiten ausgestellt und extra beworben werden? Eine Messe stellt eine gute Möglichkeit dar, um besondere Aufmerksamkeit für neue Produkte zu erhalten.
Soll es besondere Aktivitäten auf dem Stand geben? Wie wäre es mit einer kleinen regelmäßigen Demonstration der Wirkungsweise Ihrer Produkte? Oder soll eine Attraktion (z. B. ein Clown) die Kunden auf Ihren Messenstand ziehen?

Schritt 4: Standbesetzung

Für kleine Unternehmen ist der Messeauftritt und damit der Messestand in der Größe beschränkt. Die Standbesetzung beschränkt sich dann auf wenige Verkäufer, die andere Funktionen mit erledigen. Doch bereits für mittlere Unternehmen und Messedauern von mehreren Tagen kann die Planung der Standbesetzung wichtig sein.

Schritt 5: Mitarbeiterinformation

Die Besucher der Messe, die Ihren Stand besuchen, werden von Ihren Mitarbeitern betreut. Damit diese Aufgabe optimal erledigt wird, müssen die Mitarbeiter motiviert und fähig sein. Eine geregelte Mitarbeiterinformation legt den Grundstein für eine erfolgreiche Messe.

Die Mitarbeiterinformation sollte möglichst frühzeitig geschehen. Damit erhalten die Betroffenen Zeit, ihre Arbeit und ihr Privatleben auf die Zusatzbelastung einzustellen.

Der Besetzungsplan wird bekannt gegeben. Dadurch kennt jeder seine Anwesenheitszeiten.
Ihre Mitarbeiter benötigen Informationen über die Organisation auf der Messe (Öffnungszeiten, Kleiderordnung, Zuständigkeiten usw.).
Ein frühzeitiger Plan für Übernachtungen und Fahrten zum Messeort kann durch preiswerte Zimmer und Fahrgemeinschaften Kosten sparen.

Schritt 6: Kundeninformation

Ihre Kunden müssen wissen, dass Sie auf der Messe ausstellen. So können sie sich auf ein Treffen vorbereiten und eventuell einen Termin vereinbaren.

Laden Sie wichtige Kunden zur Messe ein. Die persönliche Ansprache durch den Verkäufer oder ein Direct Mailing sind passende Methoden dazu.
Auf Wunsch können Sie Eintrittsgutscheine vergeben, die Sie nach der Inanspruchnahme durch die Kunden an die Messegesellschaft bezahlen müssen.
Bewährtes Mittel für die Bekanntmachung der Messeteilnahme ist die Anzeige in der dazugehörigen Fachpresse.

Schritt 7: Standaufbau

Unterschätzen Sie nicht den Aufbau des Messestands. Um ein gutes Ergebnis zu erreichen, muss der Aufbau professionell und ohne Kompromisse erledigt werden. Dies spricht für gemietete Messestände, die meist auch vom Vermieter aufgebaut werden.

Für den Standaufbau muss ausreichend Zeit eingeplant werden. Es kommt immer zu unerwartetem Mehraufwand.
Ein Plan für den Standaufbau mit Angaben darüber was wann aufgebaut wird, ist eine große Hilfe. Auf jeden Fall sollte eine Zeichnung mit den wichtigsten Einträgen vorhanden sein.
Während des gesamten Aufbaus muss jemand vor Ort Entscheidungen über Änderungen an der Planung treffen können. Die Praxis zeigt, dass es immer wieder zu unvorhergesehenen Problemen kommt, die Einfluss auf die spätere Standgestaltung haben.
Der Stand muss zu einem vorher festgesetzten Termin fertig sein und förmlich abgenommen werden. Das beinhaltet nicht nur die Bauten und Möbel. Auch Muster, Poster und Dekoration müssen entsprechend der Planung umgesetzt werden.

Schritt 8: Die Messe

Der Stand ist zur Zufriedenheit aller aufgebaut, die Mitarbeiter sind motiviert und die Zielgruppe informiert. Die Messe kann beginnen. So anstrengend die Messetage auch sind, müssen alle Beteiligten Regeln einhalten, bis zum Schluss. Denn der Erfolg dieser Werbeinvestition ist von den Menschen auf dem Stand abhängig.

Die Standbesetzung muss nach außen hin den Eindruck erwecken, dass jeder Einzelne auf den Kunden wartet.
Die Mitarbeiter auf dem Stand dürfen nicht den Eindruck erwecken, dass sie sich mit sich selbst beschäftigen. Also Gespräche in der Gruppe der Standbesetzung sind absolut tabu, zumindest dort, wo der potenzielle Standbesucher sie sehen kann.
Die für die Kontakte zuständigen Mitarbeiter gehen auf die potenziellen Kunden zu, sprechen ihn an und versuchen, ihn auf den Stand zu bringen bzw. dort zu halten.
Ist der potenzielle Kunden auf dem Stand, wird mit ihm ein Gespräch geführt. Diese Messegespräche sehen immer sehr locker aus, haben aber einen festen Ablauf:
Zunächst wird festgestellt, wie interessant der Gesprächspartner für das Unternehmen ist. Von dieser Einordnung hängt es ab, wie viel Zeit für das Gespräch investiert wird.
Der Besucher wird zu dem richtigen Ansprechpartner gebracht. Das kann der regional zuständige Außendienstmitarbeiter sein oder der Mitarbeiter, der über die technischen Kenntnisse für die gefragte Produktgruppe verfügt.
Im Gespräch zeigt der Mitarbeiter des ausstellenden Unternehmens seine Kompetenz. Er kennt die Produkte und Leistungen, kann die Wettbewerbssituation der Branche einschätzen und kennt u. U. sogar den Kunden bzw. das von ihm repräsentierte Unternehmen.
Die Daten des Besuchers werden aufgenommen, um später auf dessen Wünsche reagieren zu können. Die Daten werden aber auch für die Nachbearbeitung und Einschätzung der Messe benötigt.
Abschließend wird vereinbart, was nach der Messe geschieht. Will der Besucher sich melden, erhält er Kataloge zugeschickt oder soll er besucht werden? Es empfiehlt sich, diese Vereinbarung explizit zu schließen, damit jeder weiß, womit er rechnen kann.
Endgültig abgeschlossen wird der Besuch für den Mitarbeiter auf dem Messestand durch das Vervollständigen eines Messeberichts. Dieser sollte in vorgefertigter Form vorliegen und von allen Kontaktern mit den beim Besuch angefallenen Daten und Informationen ausgefüllt werden.

Schritt 9: Standabbau

In vielen Fällen wird der Abbau des Messestands vernachlässigt. Jeder will schnell nach Hause, niemand fühlt sich richtig verantwortlich. Dennoch gibt es gewichtige Gründe, auch den Standabbau sorgfältig zu planen, durchzuführen und zu beaufsichtigen.

Die auf dem Messestand vorhandenen Muster können einen erheblichen Wert haben. Verschwinden sie oder werden sie beschädigt, dann erhöhen sich die Kosten der Messeteilnahme entsprechend.
Der Stand selbst wird, soweit er das Eigentum des Unternehmens ist, bei der nächsten Messe wiederverwendet. Beschädigungen beim schnellen und unkoordinierten Abbau führen zu vermeidbaren Kosten.

Schritt 10: Nachbereitung

Jetzt ist es an der Zeit, die Früchte der Messe zu ernten. War es eine Verkaufsmesse, ist das die Erledigung der Aufträge. In den meisten Fällen geht es jedoch darum, die Kontakte auf der Messe zu bewerten und zu sichern.

Tragen Sie dafür Sorge, dass die versprochenen Aktionen möglichst zeitnah erledigt werden. Die versprochenen Unterlagen oder Muster müssen verschickt, Telefonate geführt werden.
Leiten Sie die Informationen der Besuche an die zuständigen Verkäufer weiter. Vermerken Sie dabei, wer auf dem Messestand war, welche Unterlagen und Muster bereits verschickt wurden und ob ein weiterer Kontakt erwünscht ist.
Ziehen Sie ein eindeutiges Resümee der Messeteilnahme und geben Sie es an alle Beteiligten weiter. Halten Sie auch ein negatives Ergebnis fest.

Die Kosten der Messe festzustellen ist relativ einfach. Addieren Sie die einzelnen Kostenpositionen für Flächenmiete, Messestand, Personaleinsatz, Werbematerial und Muster. Wenn Sie Muster und Messestand weiter benutzen, setzen Sie selbstverständlich nur die anteiligen Kosten für diese Messe (Abschreibungen) an.

Sparmöglichkeiten bei Messen

Können Sie den Messestand aus dem letzten Jahr nicht noch einmal verwenden und dadurch die Kosten für einen neuen Stand einsparen?

Ein kleinerer Messestand verringert Standmiete, Standkosten und andere abhängige Positionen.

Ist die Ausstellung auf der Messe jedes Jahr notwendig oder reicht es auch, wenn Sie nur jedes zweite Jahr teilnehmen?

Beachten Sie auch die Fördermöglichkeiten des Staates.

Fördermöglichkeiten bei Messen

Lassen Sie den Staat Ihre Messekosten zahlen. Die Politiker haben erkannt, dass kleine und mittlere Unternehmen die eigentliche Stütze der deutschen Wirtschaftsleistung sind. So werden viele Fördermöglichkeiten auf EU-Ebene, im Bund und in den Ländern speziell für diese Unternehmensgruppe angeboten. Werbemaßnahmen können jedoch nur selten gefördert werden. Zu flüchtig ist die Aktion, so wenig greifbar sind die Ergebnisse.

Mit einer Ausnahme: Die Teilnahme kleiner und mittlerer Unternehmen an Messen wird durch staatliche Förderung unterstützt. Bei der Unterstützung in diesem Bereich überschlagen sich die öffentlichen Stellen. Fast jedes Bundesland hat zur Förderung der eigenen Klientel eigene Programme aufgelegt.

Nur überregionale Messen
Die Förderbedingungen, die Höhe der Fördergelder und die Art der Verteilung sind sehr unterschiedlich. In der Regel geht es darum, den Unternehmen Absatzchancen über die eigene Region hinaus zu ermöglichen. Darum werden nur Auslandsmessen und Inlandsmessen mit überregionaler Bedeutung gefördert. Die Bundesländer bieten die Möglichkeit, auf Gemeinschaftsständen auszustellen, und eliminieren dadurch alle Zusatzkosten und Unsicherheiten, die bei Flächenmiete, Messestand und Zusatzaufgaben wie Bewirtung usw. anfallen.

Bei Kammern und im Internet informieren
Die Förderlandschaft für Messeteilnahmen ist so unübersichtlich und verändert sich so schnell, dass an dieser Stelle keine abschließende Darstellung möglich ist. Lassen Sie sich beraten. Über die Förderung in diesem Bereich sind die Industrie- und Handelskammern und die Handwerkskammern in der Regel sehr gut informiert. Auch das Internet bietet eine gute Informationsquelle über die landes- und bundesspezifischen Förderprogramme.

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