Tipps für effiziente Zeiterfassung - Echter Durchblick statt Zettel-Doku

"Die Menschen haben nicht zu wenig Zeit, sie haben zu viel zu tun!" Karlheinz Geißler, Zeitforscher und Wirtschaftspädagoge an der Bundeswehr-Universität München, hat keine guten Nachrichten für Menschen in Zeitnot. Seiner These nach ist Zeitmanagement ein Windmühlenkampf: Tatsächlich mehr Zeit hat nur, wer weniger arbeitet. Ganz so hoffnungslos sehen die meisten Berater und Trainer die Lage nicht: Allein bei Amazon gibt es weit über 6.000 Ratgeber im Angebot, wie man sich selbst und sein Arbeitspensum am besten managt. Ob ALPEN-Methode, Eisenhower-Prinzip oder Zeitplanbuch: Grundsätzlich läuft es darauf hinaus, Aufgaben zu priorisieren, in Teilschritten zu erledigen oder zu delegieren. Für Selbständige ist die Planung und Organisation allerdings nur die halbe Miete. Schließlich geht es darum sicherzustellen, dass der Großteil der eingesetzten Zeit einem Projekt zugeordnet und in Rechnung gestellt werden kann.

Zeitfresser Zeiterfassung

Theoretisch sind die Vorteile von Zeiterfassung bekannt. Rechnungen lassen sich mit Stundennachweisen schneller und akkurater erstellen, Preise für neue Angebote wirtschaftlicher und realistischer kalkulieren. Unbestritten ist auch der positive Einfluss von Zeiterfassung auf das Zeitmanagement: Wer nachvollziehen kann, welche Tätigkeiten wie viel Aufwand beanspruchen, kann Arbeitsschritte optimieren und sinnvolle Prioritäten setzen.

In der alltäglichen Praxis scheitert die Erfassung allerdings regelmäßig an unterschiedlichen Hürden. Die mit Abstand schwierigste ist der eigene schlechte Ruf, kultiviert in Jahren der Zettelwirtschaft und Tabellenkalkulation: Zeiterfassung kostet wertvolle Zeit. Selbst wer seine Arbeitsstunden in einer elektronischen Liste erfasst, muss Zeit für die Einträge investieren. Je weiter diese Aufgabe aufgeschoben wird, desto weniger präzise sind die Angaben: Wer erinnert sich nach zwei, drei Tagen schon noch daran, ob ein Telefonat 40 oder 50 Minuten gedauert hat? Noch komplizierter wird es, wenn man mit unterschiedlichen Stundensätzen je nach Kunden und Projektart arbeitet. Der pragmatische, aber aus Zeitmanagement-Gesichtspunkten ineffiziente Ausweg ist es, Aufgaben und Stunden handschriftlich auf Papier festzuhalten, um sie dann zu einem späteren Zeitpunkt in ein elektronisches System zu übertragen.

Zettelwirtschaft ade

Aktuell, so hat der WWF errechnet, verbraucht jeder Deutsche jährlich 250 Kilogramm Papier. "Würde man das Zeiterfassungsverhalten von Selbständigen untersuchen, wäre nicht verwunderlich, wenn ein nicht geringer Anteil davon auf Post-its und Blöcke mit Erinnerungsnotizen rund um getane Arbeit entfiele", ist sich Jörg Frey sicher. Frey ist Geschäftsführer bei Lexware und beschäftigt sich mit Software-Lösungen für Selbständige und Kleinunternehmer. Er kennt die Vorurteile gegen Zeiterfassung ebenso wie die Erfolgsgeschichten. "Wer aus dem Teufelskreis aussteigen will, durch Zeiterfassung erneut Zeit zu verlieren, muss sich von der Zettelwirtschaft verabschieden."

Dazu hat Frey eine Reihe einfacher Tipps: "Eine Zeiterfassungssoftware muss neben der Arbeit zu bedienen sein - am besten so, dass man sie selbstverständlich nutzt wie E-Mail oder das Telefon." Dementsprechend ist eine intuitive, einfach zu navigierende Oberfläche ebenso Voraussetzung wie eine Timer-Funktion: Der Anwender erfasst seine Tätigkeit am Rechner gleich während der Ausführung, indem er zu Beginn und am Ende der Aufgabe die benötigte Zeit mit einer in die Anwendung integrierten Stoppuhr festhält.

Für Selbständige ist zudem entscheidend, dass sich Kunden, individuelle Kosten und Projekte einfach anlegen lassen - und dass sich alle Daten später nach unterschiedlichen Filteroptionen auswerten lassen. "Eine Auswertung sollte auf jeden Fall als druckreifer Report ausgegeben werden können, besser noch als Excel-Tabelle, die dann wiederum in beliebige Folgesysteme, etwa in die Buchhaltung, einfließen kann", so Frey.

Für alle, die nicht kontinuierlich am Schreibtisch arbeiten ist darüber hinaus auch der mobile Einsatz einer Zeiterfassungslösung interessant: "Immer mehr Systeme bieten daher die Stundenerfassung von unterwegs über Smartphones an. Die Daten werden dann zentral über eine web-basierte Applikation gespeichert. Aber auch hier muss genau hingeschaut werden: Die Software sollte unbedingt eine Synchronisierungsfunktion mit einer Desktop-Version anbieten, damit die Daten später von daheim aus bearbeitet und auswertet werden können. So ist der Überblick jederzeit gewahrt und die Stundenerfassung wird zum reibungslosen Prozess."

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